źródło: pinterest.com

Recepcja składa się z trzech części: zewnętrznej, wewnętrznej oraz sanitarno-socjalnej. Po scharakteryzowaniu wyposażenia zewnętrznego, zajmiemy się opisaniem wewnętrznej części recepcji hotelowej.

Składa się ona szeregu niezbędnych urządzeń technicznych i innych potrzebnych sprzętów. Każdemu z nich poświęcimy osobny podpunkt. Są to zatem kolejno:

1. Komputery – każde ze stanowisk powinno posiadać osobny komputer z dostępem do sieci Internet oraz wyposażony w używane w danym hotelu bazy danych i programy komputerowe. W ten sposób pracownicy będą mieć szybki dostęp do ewidencji gości, danych na temat dostępności poszczególnych pokoi czy też informacji o uiszczonych (bądź nie) przez klientów opłatach.
2. Telefony i centrala telefoniczna – zapewniają szybką komunikację zarówno ze współpracownikami i gośćmi, jak i z zewnętrznymi instytucjami oraz przyszłymi klientami
3. Klucznica – służąca do przechowywania kluczy do poszczególnych pokoi hotelowych
   

   źródło: pinterest.com

4. Grafik dysponenta – rozrysowany na kartce schemat układu pokoi hotelowych, gdzie codziennie nanoszone są informacje dotyczące statusu danego pomieszczenia (wolny/zajęty/rezerwacja). Przyda się on w razie problemów z odczytaniem danych znajdujących się w komputerze
5. Drukarka – dzięki nim wydrukujemy wszelkie faktury, listy przyjazdów czy raporty
6. Faks i kserokopiarka – przydadzą się zarówno obsłudze hotelu, jak i gościom, którzy mogą poprosić o przefaksowanie jakiegoś dokumentu bądź skserowanie go
7. Kasa fiskalna – konieczna w każdym hotelu, jej wyświetlacz powinien być widoczny dla klienta
8. Terminal – umożliwia dokonywanie płatności za pomocą kart płatniczych oraz kredytowych
9. Sejf depozytowy – wymagany jest nawet w hotelach o najniższej klasie. Goście mogą pozostawić tam cenne przedmioty
10. Kilka funkcjonalnych szafek – pracownicy będą przechowywać w nich wszelkie dokumenty, pisma i korespondencję

źródło: pinterest.com

Wyposażenie działu recepcyjnego generalnie możemy podzielić na trzy grupy: zewnętrzne, wewnętrzne oraz sanitarno-socjalne. W tym artykule zajmiemy się częścią zewnętrzną. Znajdować się tu będą: lada recepcyjna i poszczególne stanowiska pracy.

Wyposażenie recepcji musi zapewniać jak najlepszą obsługę korzystających z hotelu gości. Jej wygląd i wymiary będą oczywiście zależeć też od wielkości danego hotelu. Recepcja powinna być elegancka, estetyczna i zgrana kolorystycznie oraz stylowo z pozostałymi elementami wystroju wnętrza. Trzeba jednak pamiętać, że równie ważne jest to, by recepcja była funkcjonalna.

Lada recepcyjna

źródło: pinterest.com

Blat roboczy, przy którym zasiada recepcjonista, musi znajdować się na wysokości ok. 720-800 mm. Pulpit dla gościa usytuowany jest wyżej, ponieważ stojący przy nim klient będzie znajdował się w pozycji stojącej. Przyjmuje się, że wysokość tegoż pulpitu powinna wynosić od 1100 do 1200 mm. To nie wszystko, według obowiązujących w Unii Europejskiej norm, recepcja hotelowa musi być też wyposażona w dodatkowy pulpit o maksymalnej wysokości 900 mm, który dostosowany jest do osoby poruszającej się na wózku inwalidzkim. Musi do niego prowadzić specjalny podjazd mający przynajmniej 670 mm wysokości. Istotna jest też szerokość lady recepcyjnej (600-900 mm) oraz szerokość pulpitu dla klienta (200-400 mm).

źródło: pinterest.com

Stanowiska pracy

Bardzo ważne jest, by recepcja miała wydzielone i odpowiednio oznaczone poszczególne stanowiska pracy takie jak:

1. dysponent – osoba nadzorująca recepcję, przyjmująca gości do hotelu i dbająca o właściwą organizację pracy, przyjmuje również zgłoszenia gości o zauważonych przez nich usterkach i niedogodnościach
2. kasjer – zajmuje się wszelkimi płatnościami, gość może u niego dokonać także wymiany walut
3. informacja – gość hotelowy może tam zasięgnąć wiadomości m.in. na temat hotelu, miasta, znajdujących się w nim zabytków i innych atrakcji turystycznych

W pobliżu zewnętrznego działu recepcji powinien znajdować się tzw. pokój rezerwacji. W żadnym hotelu nie może zabraknąć też przechowalni bagażu.

źródło: pinterest.com

To właśnie z recepcją goście hotelowi mają styczność w pierwszej kolejności. Dlatego też otoczenie musi być nie tylko funkcjonalne, ale też przyjazne dla oka.

Lada recepcyjna to przede wszystkim miejsce, w które zaraz po przekroczeniu progu kierują się hotelowi goście. Dlatego też powinna zrobić na nich jak najlepsze wrażenie. Często to ona decyduje o tym, czy zatrzymają się w tym, a nie innym hotelu. Poza tym jest to też miejsce wielogodzinnej pracy wielu osób. Z tego też względu wyposażenie lady musi być zarówno praktyczne, jak i estetyczne.

źródło: glitter-me-stupid.blogspot.com

Lada oraz inne znajdujące się tam meble, powinny być dobrane do pomieszczenia tak pod względem wielkości, jak i wyglądu. Powinny one współgrać z wystrojem hotelu. Jest to szczególnie ważne w ekskluzywnych i drogich miejscach. Pamiętajmy też, że nawet najwyższej jakości meble nie pomogą, gdy obsługa jest niekompetentna bądź niemiła.